Superare l’e-Mail con la Social Organization

Il sistema di messaggistica elettronica, comunemente chiamato “e-mail”, sta diventando un problema, soprattutto in campo aziendale, dove rappresenta anche un problema economico. Tutti noi riceviamo tonnellate di posta elettronica, a volte contenenti solo pochi caratteri e ogni messaggio da leggere toglie minuti preziosi al nostro tempo. E il tempo è denaro!

Ne ha recentemente parlato anche il prestigioso sito americano TechCrunch, che propone anche una serie di suggerimenti atti a ridurre il flusso di messaggi che inviamo quotidianamente. Uno dei punti che però l’articolo non tratta è in relazione a quanto un’organizzazione aziendale di tipo social che faccia largo uso delle community possa limitare lo scambio di e-mail migliorando di fatto la comunicazione

Wiki

Pensiamo, ad esempio, al vantaggio che può dare una piattaforma Wiki nella scrittura di documenti tecnici. Immaginiamoci un’azienda che produce elettrodomestici che abbia online tutti i manuali dei propri apparecchi. Come si svolgerebbe in un’organizzazione tradizionale l’eventuale modifica di uno di essi? Probabilmente la persona che rileva modifica da effettuare la comunicherà alla sezione marketing che gestisce il sito, la quale interpellerà il product manager che a sua volta scriverà al settore tecnico. Ovviamente la comunicazione effettuerà anche il viaggio di ritorno, incrementando ulteriormente il tempo di aggiornamento del documento. Con un Wiki tale aggiornamento potrà essere fatto in pochi minuti: colui che si accorge della modifica effettuerà personalmente la stessa e una notifica raggiungerà tutti gli stakeholder nel momento stesso della correzione. Se nessuno di essi avrà nulla da eccepire, il documento sarà immediatamente disponibile. In questo caso, data la particolare importanza di un documento come il manuale di istruzioni, chi effettuerà la modifica dovrà essere abilitato alla stessa, ma il discorso non cambia: la catena di sarà sempre più corta rispetto a quella che si avrebbe senza la presenza del wiki e la comunicazione sicuramente più efficace.

La rivoluzione della Social Organization, associata alla digitalizzazione, si sta sempre più affermando anche nel nostro Paese, dove le principali società cominciano a capire l’importanza e i vantaggi che le community possono dare a livello aziendale. A parte il risparmio di e-mail generate, il miglioramento che le community portano a livello comunicativo è palese: l’ottimizzazione dei flussi di informazione e il miglioramento delle relazioni interpersonali permettono di snellire enormemente i processi comunicativi. E in questa rivoluzione il community manager assume un ruolo centrale, non solo nella creazione e nella gestione delle community necessarie al corretto funzionamento “social” dell’azienda, ma anche nella evangelizzazione dei collaboratori che devono essere tutti - nessuno escluso - coinvolti nel processo di trasformazione.

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